Oliver Oliver Bluse s Oliver blau s Bluse s blau Bluse blau cqpH7RF8wH

,

Für manche Unternehmen kann Kriminalität innerhalb der Organisation zu einem bedrohlichen Thema werden. Daher wollen es manche Verantwortliche ihren Mitarbeitern leicht machen, Fehlverhalten Ihrer Kollegen an die Geschäftsleitung zu melden. Zu dem Zweck werden automatisierte Wege eingerichtet, über die solche Meldungen einfach erfolgen können. Abgesehen von der Überlegung, inwieweit der Missbrauch solcher Verfahren vermieden werden kann, sind dabei auch datenschutzrechtliche Fragen zu klären.

Ein automatisiertes Meldeverfahren wie das Whistle Blowing ist aus Sicht des Datenschutzes bedenklich. Nur bei Beachtung verschiedener Grundbedingungen kann es rechtskonform umgesetzt werden. Die EU-Datenschutzgruppe hat diese in einem Beschluss zusammengefasst:

  • Ein Whistle-Blowing verfahren soll ausschließlich unterstützend eingesetzt werden. Den Beteiligten sollte also klar sein, welche Hauptinformationskanäle für eine entsprechende Kommunikation bestehen und sie sollten das Whistle-Blowing-System nur als zweite Option ansehen.
  • Der Zweck des Verfahrens soll genau definiert werden und innerhalb dieses Rahmens die Personengruppen der Erforderlichkeit nach eingegrenzt werden, die a) das Verfahren nutzen dürfen und b) über das Verfahren gegenüber der Geschäftsleitung überhaupt angezeigt werden können. Nicht relevante Personenkreise sollen ausdrücklich von dem Verfahren ausgeschlossen werden.
  • Um einen Missbrauch zu vermeiden, sollen Meldungen nach Möglichkeit nicht anonym erfolgen. Gleichzeitig muss die Vertraulichkeit der namentlichen Meldungen gesichert werden.
  • Das Prinzip der Datensparsamkeit soll streng beachtet werden. Zusätzliche Informationen, die für den vorbestimmten Zweck nicht erheblich sind, dürfen auch nicht gespeichert werden.
  • Es soll sichergestellt werden, dass Speicherfristen genau eingehalten werden. Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald ihr vorgesehener Zweck erfüllt ist.
  • Wie lässt sich ein Whistle-Blowing-System in der Praxis einrichten, das seinen Zweck tatsächlich erfüllt und die Vorgaben des Gesetzgebers einhält? Wir haben im Folgenden Handlungsvorschläge dazu für Sie zusammengefasst.

    Die Erforderlichkeit abschätzen

    Wie bei den meisten Themen, die den Datenschutz berühren, sollte auch bei der Überlegung, ein Whistle-Blowing-System einzurichten, zunächst über die Frage der Erforderlichkeit nachgedacht werden. Ein solches Verfahren hat zum Ziel, Kriminalität innerhalb einer Organisation aufzudecken. Versuchen Sie realistisch einzuschätzen, inwieweit Ihr Unternehmen der Gefahr durch Korruption, Betrug oder Industriespionage ausgesetzt ist. Treten im Unternehmen immer wieder Fälle von Kriminalität durch Innentäter auf, kann das Whistle-Blowing-Verfahren vielleicht tatsächlich nützliche Hinweise liefern. Es ist dagegen nicht anzuraten, unternehmensinterne Verhaltensregelungen zum Gegenstand des Whistle Blowings zumachen, die im Allgemeinen keine Straftaten darstellen.

    Alle Beteiligten von Anfang an aufklären

    Selbst wenn die Eindämmung von kriminellen Handlungen innerhalb des Unternehmens existenziell wichtig für dessen Fortbestand ist, kann ein Verfahren, das Kollegen dazu animieren soll, sich gegenseitig zu überwachen, schnell als Aufruf zur Bespitzelung verstanden werden.

    Deshalb ist es wichtig – auch wenn es unbequem sein sollte – nicht lange damit zu warten, die Belegschaft über ein solches Vorhaben zu informieren. Es sind ohnehin Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu beachten – und dies sollte nicht als lästige Pflicht verstanden werden. Denn die Akzeptanz und Kooperation der Mitarbeiter ist schließlich die essenzielle Grundvoraussetzung, damit ein Whistle-Blowing-Verfahren überhaupt funktionieren kann. Wenn sich ein ehrlicher Mitarbeiter durch die Geschäftsleitung gegängelt fühlt, weil eine sinnvolle Aufklärung versäumt wurde, wird er wenig Motivation dafür aufbringen, diese mit seinem Beitrag im Meldeverfahren zu unterstützen. Im schlimmsten Fall verkümmert das System zu einer unschönen Methode, um unliebsame Kollegen anzuschwärzen.

    Wenn das Unternehmen und damit auch die Arbeitsplätze durch Innenkriminalität bedroht sind, sollten die ehrlichen Mitarbeiter also unbedingt mit ins Boot geholt werden, um dieser Gefahr gemeinsam zu begegnen. Nur so macht ein entsprechendes Meldeverfahren Sinn. Durch eine frühzeitige und umfassende Aufklärung über das Verfahren und die wichtigen Gründe dazu, kann vermieden werden, dass sich die Unternehmensangehörigen unter einen Generalverdacht gestellt fühlen. Diese Punkte sollten dabei erklärt werden:

    • Die Notwendigkeit: Welche Fälle von kriminellen Handlungen sind in der Vergangenheit aufgetreten, was bedeutet das für das Unternehmen?
    • Der Anwendungsbereich: Was genau soll über das Whistle-Blowing-Verfahren erfasst werden und was fällt nicht in den Bereich? Erläutern Sie die verschiedenen Gruppen von Strafbeständen, die eingedämmt werden sollen möglichst genau: Welche Bedeutung hat Industriespionage für das Unternehmen, welche Formen von Betrug oder Finanzkriminalität stellen ein Risiko dar?
    • Das Verfahren: Wie genau funktioniert das Verfahren? Was passiert mit den dabei erhobenen Daten? Wie kann ein Missbrauch des Verfahrens vermieden werden? Welche Möglichkeit hat ein Betroffener, zu Vorwürfen Stellung zu nehmen? Welche Konsequenzen hat eine Meldung?

    Was ist bei automatisierten Whistle-Blowing-Methoden zu beachten?

    Vorabkontrolle:

    Vor der Installation eines technischen Meldeverfahrens, über das personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist eine Vorabkontrolle erforderlich. Dabei muss überprüft werden, ob das Verfahren den Anforderungen des Datenschutzes entspricht. Die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen sollten dokumentiert sein und es sollte sichergestellt sein, dass die Mitarbeiter darüber informiert sind und sich daran halten. Technische Maßnahmen beinhalten beispielsweise eine verschlüsselte Übertragung der Daten und einen zuverlässigen Schutz der gespeicherten Daten vor unbefugtem Zugriff. Organisatorische Maßnahmen beinhalten unter anderem eine Regelung der 3 TRIANGLE Arm Shirt grau 4 SCwrxqHdC und der fristgerechten zuverlässigen Löschung der Daten.

    Auftragsdatenverarbeitung:

    Wird das Verfahren über einen externen Dienstleister durchgeführt, ist ein Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag notwendig. Wenn Sie schützenswerte Daten durch einen externen Dienstleister verarbeiten lassen, bleiben Sie selbst für den Schutz dieser Daten verantwortlich. Sie sind dann auch dazu verpflichtet, zu kontrollieren, dass der Auftragnehmer die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz erfüllt.
     

    Verwandte Themen:
    Auftragsdatenverarbeitung Vorlage für die Erstkontrolle
    Vorlage: Dokumentation der Rechtevergabe
    Wie ist „Erforderlichkeit“ im Datenschutz definiert?
    Online Datenschutz-Schulung für Mitarbeiter

    Artikelbild: Symbolbild (c) amboo who?

0 Kommentare

Ihr Kommentar

Sie wollen sich an der Diskussion beteiligen oder haben eine Rückfrage zum Artikel? Dann hinterlassen Sie bitte hier einen Kommentar!
Nettiquette: Wir tolerieren keine grob unsachlichen Beiträge oder Werbung in eigener Sache und werden entsprechende Einträge nicht veröffentlichen sondern löschen.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.